eドキュメント

大手化学メーカー 様

背景

お客様は大規模なプラントを操業しており、設備図面や各種報告書は電子データで作成し、サーバ内に保管されていました。しかし、ISO関連の書類については、記録・承認のため、紙出力した上で社員がすぐ閲覧できるようファイリングして事務所内の身近な場所に保管する必要がありました。その数は更新の度に増え続け、3万枚、チューブファイルにして100冊近くになり、その保管場所に悩まれていました。

 

ソリューション

弊社所有の最新型の高速ドキュメントスキャナでスキャニングし、マルチPDFにして納品いたしました。チューブファイルからの取り外しと再セット、付箋紙・ホッチキス針の取り外し、ファイルのリネームや、納品フォルダの整理等、スキャニング時に必要となる細かな作業も全て弊社で実施しました。
またページにつけられたインデックスのタブを、ページと一緒に丸ごとスキャニングして、ページ端に表示しました。さらにこのインデックスでPDF内に「しおり」を設定しました。

 

導入効果

PDFデータはお客様のサーバ内に格納され、社員であればだれでも閲覧可能になったことから、チューブファイルを工場敷地内の倉庫に移動させることができました。さらにPDF内の「しおり」で該当ページを容易に探せるようになり、事務作業の効率化を実現できました。

 

今後の展望

今後は、お客様のご要望にあわせてカスタマイズしたファイリングソフトの導入をご提案していきます。また工場・設備の大型図面の電子化実施を目指します。特に大きな図面については、弊社の持つ高精細画像作成・閲覧のソリューションの活用も図っていきます。